Nhiều người nghỉ rằng khi đi làm việc trong ngành hoặc bất cứ ngành nào,thì chỉ cần có tầm hiều biết sâu về ngành thì không cần gì khác và đã được xem là giỏi,nhưng không ngoài các kỹ năng cứng ra các bạn cũng cần có các kỹ năng mềm,và su đây là một số kỹ năng mềm cần thiết để bạn có thể học và làm,tốt hơn cho công việc của mình
1.Kiến thức chuyên môn
Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao
Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu
Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác
Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
2.Kỹ năng quản lý
Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý
3.Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm
Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản
Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…
Nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc
Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục
4.Kỹ năng tin học
Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời… Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp.
Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng còn lại của bạn. Người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.
5.Sự nhạy bén
Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Ví dụ như bạn phải biết được thông tin nào là đáng quan trọng trong một hợp đồng mới của công ty.
6.Trí nhớ tốt
Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng giỏi cần lưu ý và ghi nhớ. Để giúp việc ghi nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoạc các lịch ghi nhớ. Như vậy các bạn sẽ có hình ảnh tốt hơn tất nhiều trong mắt vị sếp của mình.
7.Phải có cái đầu lạnh
Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải biết hướng được các công việc sang một hướng có lợi cho công ty của bạn.
8.Tìm hiểu nhiều kiến thức hơn
Kiến thức xã hội, tự nhiên… rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Có thể khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao , môi trường… nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 2010 diễn ra ở đâu nhỉ?” hoặc như “thú có túi sống ở châu lục nào là nhiều?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.
Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký văn phòng luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay đặc lực cho người giám đốc của mình. Nếu bạn yêu thích nghề này, những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là những gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường phát triển nghề thư ký văn phòng.
Và để rền nhiều hơn về kỹ năng mềm mình sẽ giới thiệu tới các bạn một khóa học nghiệp vụ thư ký văn phòng ngắn hạn của TRUNG TÂM (GEC), với đội ngủ giáo viên chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm và môi trường học lý tưởng